Privacyverklaring Paracord Team

Wie is verantwoordelijk

Meitrade B.V., handelend onder de naam Paracord.eu, is verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy stel je aan HR: hr@paracord.eu.

Welke gegevens en waarom

Gegevens	Doel	Grondslag (AVG art. 6)
Naam, zakelijk e-mailadres, team, functie, uren, datum in dienst, contractgegevens	Personeelsbeheer, termijnen bewaken (proeftijd, aanzegplicht, ketenregeling)	Uitvoering arbeidsovereenkomst (b) en wettelijke plicht (c)
Schaal, trede, salaris, salarisvoorstellen en motivering	Eerlijke en uitlegbare beloning, gelijke beloning	Uitvoering arbeidsovereenkomst (b), wettelijke plicht (c)
Geboortedatum (alleen als nodig)	Controle wettelijk minimumjeugdloon	Wettelijke plicht (c)
Gespreksverslagen, afspraken, beoordeling, je reactie	Begeleiding, ontwikkeling en beoordeling	Gerechtvaardigd belang (f) en uitvoering arbeidsovereenkomst (b)
Verzuim: eerste ziektedag, hersteldatum, percentage, Poortwachter-stappen. Nooit diagnose of klachten	Re-integratie en de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter	Wettelijke plicht (c)
Geluidsopname en transcript van een gesprek (alleen als je daarmee instemt)	Een nauwkeurig verslag maken	Gerechtvaardigd belang (f); opnemen gebeurt alleen na uitleg en jouw instemming
Inloggegevens en auditlog (wie wat bekeek of wijzigde)	Beveiliging en verantwoording	Gerechtvaardigd belang (f)

We verwerken geen BSN, adres, bankgegevens of bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) in dit portaal.

Opnames en AI

• Een gesprek wordt alleen opgenomen als je teamleider vooraf uitlegt waarom, en jij instemt. Je mag weigeren, zonder gevolgen. Je teamleider maakt dan zelf aantekeningen.
• De opname wordt versleuteld opgeslagen en met spraakherkenning (Whisper, via Cloudflare) omgezet naar tekst. Daarna schrijft een AI-model (Claude, van Anthropic) een conceptverslag. Alleen tekst gaat naar Anthropic, geen audio. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
• De AI vat alleen samen. Hij beoordeelt je niet en neemt geen besluiten. Je teamleider controleert en past het verslag aan, en jij keurt het goed of reageert. Er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming (AVG art. 22).
• Opname en transcript worden gewist zodra jij het verslag goedkeurt, en uiterlijk 30 dagen na het gesprek.

Wie heeft toegang

• Jijzelf, via “Mijn”: je eigen gesprekken (geplande gesprekken en verslagen die met je zijn gedeeld), agenda, acties, doelen en je salarispositie. Je logt in met je zakelijke Google-account of een passkey. Toegang loopt automatisch via je dossier en stopt als je uit dienst gaat.
• Je leidinggevende(n): alleen de teams waar zij leiding aan geven, op uitnodiging.
• HR en beheerders: alle teams, op uitnodiging.

Collega’s zien elkaars gegevens niet. Conceptverslagen zie je pas als je leidinggevende ze met je deelt. Toegang via API of AI-assistent is alleen voor leidinggevenden en HR, volgt dezelfde rechten en wordt gelogd. Alle inzage en wijzigingen staan in een auditlog.

Agenda en meldingen

Plant je leidinggevende een gesprek in Google Agenda, dan krijg je een uitnodiging met een neutrale titel (“Gesprek <voornaam> & <voornaam>”). Het soort gesprek en de inhoud staan nooit in de agenda. Herinneringen per e-mail of Slack bevatten alleen aantallen en een link, geen namen of inhoud.

Verwerkers

• Cloudflare: hosting, database, opslag en spraakherkenning
• Anthropic: conceptverslagen uit transcripten
• Mailjet: e-mail met links en codes (zonder inhoud van verslagen)
• Google: inloggen en (als je leidinggevende dat koppelt) agenda-afspraken
• Slack: herinneringen zonder inhoud, als die zijn ingeschakeld

Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Waar gegevens buiten de EER kunnen worden verwerkt, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Hoe lang bewaren we

• Gespreksverslagen: 2 jaar na het gesprek, daarna automatisch verwijderd
• Opnames en transcripten: tot goedkeuring van het verslag, uiterlijk 30 dagen
• Verzuimgegevens: tot 2 jaar na afloop van het verzuim
• Salarisgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Overige gegevens: tot 2 jaar na uitdiensttreding

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar, en op een kopie van je gegevens. Bij een gespreksverslag kun je altijd je eigen reactie laten toevoegen. Stuur je verzoek aan HR; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie 1.1 · oktober 2026